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Mon dossier médical

Service des archives médicales

Le Service des archives médicales permet d'accéder aux renseignements contenus dans le dossier médical du patient. Il a pour obligation de préserver la confidentialité de vos informations personnelles en conformité avec les lois et règlements en vigueur.

Comment obtenir une copie de mon dossier médical?

Pour obtenir une copie de votre dossier médical, 3 options s’offrent à vous :

  1. Nous faire parvenir une demande écrite en utilisant le formulaire Autorisation de communiquer des renseignements contenus au dossier
  2. Nous transmettre une lettre datée et signée contenant tous les renseignements suivants :
    • Nom et prénom de l’usager
    • Date de naissance
    • Numéro de carte d’assurance maladie
    • Numéro de dossier médical (si possible)
    • Numéro de téléphone pour vous rejoindre en cas de besoin
    • Documents requis et date approximative des examens passés ou soins reçus
    • Coordonnées pour le retour des documents (nom et prénom du destinataire et adresse complète)
  3. Vous pouvez vous présenter au comptoir des archives médicales (local D.01.50) pour demander accès au dossier médical ou pour recevoir les récents rapports de laboratoires et d'imageries pour les patients.

Joindre le Service des archives médicales

Par téléphone
514 890-8328
Du lundi au vendredi de 8 h à 16 h, excluant les jours fériés

En personne 
1000, rue Saint-Denis -  local D.01.50 (accueil et admission)
Montréal (Québec) H2X 0C1
Nos bureaux sont situés au rez-de-chaussée de l’entrée principale.
Du lundi au vendredi de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h, excluant les jours fériés


Comment transmettre ma demande

  1. Compléter le formulaire spécifique à la demande 
  2. Nous transmettre une lettre datée et signée contenant tous les renseignements suivants :
    • Nom et prénom de l’usage
    • Date de naissance
    • Numéro de carte d’assurance maladie
    • Numéro de dossier médical (si possible)
    • Numéro de téléphone pour vous rejoindre en cas de besoin
    • Documents requis et date approximative des examens passés ou soins reçus
    • Coordonnées pour le retour des documents (nom et prénom du destinataire et adresse complète)

Par courriel
divulgation.archives.chum@ssss.gouv.qc.ca

Par la poste
Centre hospitalier de l’Université de Montréal
Service des archives médicales
1000, rue Saint-Denis
Montréal (Québec)
H2X 0C1

Par télécopieur
514 412-7606


Qui doit signer la demande?

Usager âgé de moins de 14 ans :

Parent ou du tuteur légal (LSSSS art.21)

Usager âgé de 14 ans et plus :

Usager ou son représentant légal (LSSSS art.17)


Comment avoir accès au dossier d'un usager décédé?

Les règles de confidentialité continuent de s’appliquer malgré le décès d’un usager et des conditions particulières viennent encadrer l’accès au dossier médical (LSSSS art. 23).

Pour obtenir une copie du dossier médical d’un usager décédé, vous devez nous faire parvenir une demande écrite en utilisant le formulaire Demande d’accès au dossier médical d’un usager décédé.

*Assurez-vous de fournir les pièces justificatives précisées dans le formulaire.


Demande de rectification au dossier médical d’un usager

Pour faire une demande rectification, compléter le formulaire Demande de rectification au dossier médical d’un usager


Est-ce que des frais seront exigés?

Des frais peuvent être applicables pour la reproduction et la transmission des documents demandés.

Copie du dossier médical
Gratuit jusqu’à concurrence de 20 photocopies
0,42 $/photocopie supplémentaire

Notez bien que les frais sont révisés à chaque année, et que nous communiquerons avec vous pour confirmer les frais exigibles.

Attestations
Coût fixe : 25 $

(Loi sur l’accès art.11)

(Règlement sur les frais exigibles)

 

Quels sont les délais de traitement d'une demande?

Tel que prévu par la loi, nous nous assurons de faire suite à votre demande dans les plus brefs délais.

(LSSSS art. 24 et art.26)


Foire aux questions

Q : Une autre personne peut-elle récupérer mes documents si je suis dans l’impossibilité de me déplacer ?

R : Dans l’éventualité où vous êtes dans l’impossibilité de récupérer en personne vos documents, vous pouvez rédiger une autorisation désignant la personne qui viendra à votre place.

Lors de la remise des documents, la personne autorisée devra fournir l’autorisation dûment complétée et signée, et présenter une pièce d’identité permettant de l’identifier.

Exemple d’autorisation

 

Q : Dois-je m’inquiéter si je n’ai pas encore reçu de réponse à ma demande ?

R : Toutes les demandes reçues au Service des archives médicales sont traitées dans les plus brefs délais. Veuillez prendre note que certaines périodes sont plus achalandées que d’autres et que cela peut allonger les délais de réponse. Soyez par contre assurés que nous répondrons par écrit à toutes les demandes.

 

Q : Qui peut signer ma demande d’accès à ma place si je ne peux pas la signer moi-même ?

R : Si vous n’êtes pas en mesure de signer votre demande d’accès pour une raison médicale ou autre, vous pouvez mettre un «X» dans l’espace réservé à la signature et faire signer deux témoins qui devront préciser la raison vous empêchant de signer.

 

Q : Où dois-je m’adresser pour obtenir une copie de mon CD d’imagerie médicale ?

R : Pour obtenir une copie de votre CD d’imagerie médicale, vous devez vous adresser directement à la filmothèque du CHUM.

 

Q : Est-ce que je peux consulter mon dossier médical sur place ?

R : Oui, tout usager de 14 ans et plus a le droit de consulter son dossier médical sur place au Service des archives médicales. Pour ce faire, vous devez nous acheminer une demande par écrit. Un archiviste médical vous contactera par la suite pour prendre rendez-vous.

Sous réserve des exceptions prévues à la Loi, « le dossier d’un usager est confidentiel et nul ne peut y avoir accès, si ce n’est avec le consentement de l’usager ou de la personne pouvant donner un consentement en son nom. » (LSSSS art. 19)