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Technicien ou technicienne en administration– Planification et gestion des espaces

  • Type de poste

    Emploi

  • Site

    CHUM

  • Statut

    Temporaire - Temps complet

  • Quart de travail

    Jour

  • Date d'affichage

    2024-02-12

  • Date d'échéance

    2024-04-30

Sommaire des responsabilités

Sous la responsabilité de la chef du service de planification et gestion des espaces. Personne qui voit à la planification et à l’exécution de travaux complexes à caractère administratif, fait la cueillette, l’analyse et la mise à jour de données. Opère les différents systèmes de gestion de l’information reliés à la gestion documentaire, gestion des espaces et gestion de projets. Traite des dossiers confidentiels en lien avec le recensement, la gestion des espaces et la gestion de projets et modifications PPP.

S’assure d’accomplir ses tâches de façon sécuritaire en tenant compte des notions d’éthique, des principes de qualité, de sécurité et de gestion des risques soutenues par l’organisation et transmises par son supérieur. Collabore et participe activement à l’amélioration de la qualité et de la sécurité autour de lui, en demeurant en tout temps à l’affût des risques et des dangers potentiels entourant les patients/familles, son environnement de travail, le matériel et les équipements qu’il utilise. Informe rapidement son gestionnaire de toute irrégularité en suivant les procédures mises en place par l’établissement, dont il est informé par son supérieur

Responsabilités - champ d’activités
  • Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l’exploitation des bases de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des différentes plateformes de gestion de l’information, de gestion des espaces et de gestion de projets (INVENTARIUM, BGPI, ARCHIDATA, SMARTSHEET)
  • Fournit de l’assistance et répond aux questions des usagers de la plateforme informatique du Bureau de gestion de projets intégrée
  • Fournit de l’assistance et répond aux questions des usagers de la plateforme informatique de gestion des postes de travail Inventarium.
  • Fait la revue périodique des demandes de projets présentées au Bureau de gestion de projets intégrée, et propose une assignation aux chargés de projets à son supérieur immédiat et confirme l’assignation aux chargés de projets.
  • Assure le suivi et coordonne l’exploitation de la plateforme informatique de gestion des espaces Archidata.
  • Élabore et fait l’implantation de procédures administratives ; assiste à des réunions avec la direction, met en place les nouvelles procédures.
  • Coordonne et supervise le bon fonctionnement d’activités de son secteur exigeant des connaissances spécialisées. Collige, codifie et analyse des données, des rapports et des statistiques reliés à son secteur d’activité.
  • Assure la mise à jour et l’exploitation des bases de données relatives aux déménagements et à l’inventaire de mobilier.
  • Élabore, rédige et tient à jour, les politiques et procédures se rapportant à ses fonctions et les soumet pour approbation à son supérieur.
  • Contribue à la mise à jour et de l’exploitation des bases de données et des applications informatiques (Aconex, base de données suivi de projets et modifications PPP).
  • Procède à des études d’amélioration continue.
  • Prépare, rédige et distribue les rapports et documents requis par ses fonctions.
  • Supporte les conseillers en bâtiment dans leurs tâches administratives.
  • Tient à jour l’inventaire du matériel de bureautique et autorise l’achat du matériel courant.
  • Élabore et opère un système de classement afin d’assurer le suivi des dossiers.
  • Applique les politiques relatives à la confidentialité, conservation, circulation et destruction des dossiers. Numérise et classe les documents papier informatisés en lien avec les projets.
  • Prends et filtre les appels téléphoniques, achemine les messages et donne l’information en personne ou par téléphone sur les services offerts.
  • Participe à la planification et à l’organisation des travaux administratifs du service.
  • Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur.
Exigence requises
Formation académique :
  • Diplôme de fin d’études collégiales avec spécialisation en techniques administratives
  • Excellente maîtrise : Word (niveau intermédiaire + tableau)
  • Excel (niveau expert)
  • Access (niveau intermédiaire)
  • Connaissances en informatique avancées
Expérience :

Doit posséder une expérience valable dans ce titre d’emploi dans un milieu similaire ou comparable au CHUM.

QUALITÉS PERSONNELLES
  • Capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction
  • Bons sens de l’organisation et de la coordination;
  • Capacité à travailler sous pression, en équipe et avec les partenaires.
  • Capacité d’accomplir des tâches de nature complexe et spécialisée;
  • Assume des responsabilités avec un souci de perfectionnement et de dépassement;
  • Grande habileté à communiquer, leadership et relations interpersonnelles;
  • Entregent, diplomatie, discrétion;
  • Initiative et autonomie professionnelle.

Échelle salariale : $24,21 à $32,32 selon l'expérience


Remarque

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour un test ou une entrevue.

Le CHUM applique un programme d'accès à l'égalité et invite les femmes, les autochtones, les membres de minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Diplôme obtenu hors Québec : Nous exigeons l'évaluation comparative des études émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration : https://www.quebec.ca/immigration/travailler-quebec/faire-reconnaitre-competences-acquises-etranger/obtenir-evaluation-comparative

Il est "essentiel" de joindre votre CV au présent formulaire pour que votre candidature soit considérée.