AVIS : Entraves à la circulation sur la rue Saint-Denis les 2, 3 et 4 mars. Merci de prévoir vos déplacements.

Stagiaire en bureautique/secrétariat général

  • Type de poste

    Stage

  • Site

    CHUM

  • Secteur d'emploi

    Soutien administratif et secrétariat

  • Quart de travail

    Jour

La Direction de l’enseignement et de l’Académie CHUM (DEAC) coordonne les activités d’enseignement destinées aux étudiants stagiaires, aux externes et aux médecins résidents et organise les activités de formation continue destinées aux patients et à leurs proches, aux bénévoles, aux médecins et au personnel du CHUM et du réseau de la santé.

Le Service de l’administration des activités d’enseignement du CHUM (SAAE) accueille des étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel et les accompagne dans chacun des secteurs suivants :

  • Secteur médical
  • Secteur soins infirmiers
  • Secteur professionnels de la santé
  • Secteur administratif, bureautique, innovation et soutien

Le SAAE offre des opportunités de stages de façon récurrente, tout au cours de l’année, au sein de son équipe.

Mandat

Collaborer avec l’ensemble du personnel du Service de l’administration des activités d’enseignement en mettant en pratique les connaissances acquises durant la formation en bureautique.

Le stagiaire pourrait aussi être appelé à collaborer avec les responsables (Université de Montréal et du CHUM) dans la gestion des programmes de résidence et d’externat.

Responsabilités générales

  • Assurer le suivi des courriels
  • Traiter des données à partir d’une base de données et de logiciels dédiés
  • Organiser une activité académique
  • Faire des photocopies et numériser des documents
  • Classer des documents
  • Rédiger et mettre en page de divers documents en tenant compte de normes d’éditions spécifiques
  • Retranscrire, à partir de brouillons ou de textes existants, des documents, des lettres ou des notes en assurant la mise en page
  • Assurer la mise en page des présentations multimédias

Responsabilités spécifiques pour les départements médicaux enseignement

  • Gestion des appels et des courriels provenant des différents intervenants internes et externes
  • Accueil des résidents et des externes en médecine
    • Transmettre, par courriel, les informations concernant le déroulement de leur stage
    • Préparer la documentation à remettre
  • Cours magistraux et ateliers de formation
    • Préparer la grille de cours
    • Solliciter les médecins-professeurs
    • Envoyer un rappel confirmant le cours à tous les résidents et médecins
    • Distribuer les documents relatifs au cours donné
    • Assurer un suivi des présences
    • Compiler les listes de présences

Profil

  • Maîtrise avancée de la langue française parlée et écrite
  • Connaissance de la suite Microsoft Office :
    • Word, Excel – maîtrise
    • Adobe Acrobat Pro – niveau intermédiaire
    • PowerPoint – niveau intermédiaire
    • Suite Office 365 incluant Outlook – maîtrise
  • Connaissance de la langue anglaise constituerait un atout 

Qualités recherchées

  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Forte aptitude pour les relations interpersonnelles
  • Capacité d’adaptation aux changements récurrents
  • Capacité à établir et à gérer les priorités
  • Capacité à respecter des échéanciers serrés
  • Initiative
  • Débrouillardise
  • Bon jugement
  • Sens de l’organisation et de la planification
  • Sens de la discrétion et du respect des politiques de confidentialité 
  • Facilité à communiquer
  • Rigueur
  • Souci du détail
  • Autonomie
  • Courtoisie
  • Capacité à assimiler les nouvelles connaissances rapidement

Processus de sélection

  • Entrevue
  • Tests : Français écrit, Word, Excel et rapidité au clavier