Secrétaire de haute direction

  • Type de poste

    Emploi

  • Site

    CHUM

  • Secteur d'emploi

    Soutien administratif et secrétariat

  • Statut

    Permanent - Temps complet

  • Quart de travail

    Jour

  • Date d'affichage

    2022-10-11

  • Date d'échéance

    2022-11-30

Type de poste : Personnel non syndiqué

Numéro de référence : CNS-22-5329

Direction : Approvisionnement et de la logistique hospitalière

Nombre d'emplois disponibles : 1

Échelle salariale : 24.21$ à 32,32$ selon l'expérience

Description du poste

La personne titulaire du poste assiste son supérieur immédiat dans ses tâches administratives et dans sa gestion du temps. Elle est responsable de la logistique des activités inhérentes à la direction et en assure le suivi. Elle coordonne et contrôle les communications internes et externes et agit comme personne-ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes adressées à la direction. Elle collabore à diverses tâches administratives en support l'équipe de direction du directeur. Elle effectue toutes les tâches de bureautique connexes.

Au quotidien, vous:
  • Agirez comme personne-ressource pour coordonner la transmission de l’information interne et externe pouvant être de nature administrative et/ou stratégique, tout en vous assurant de la nature confidentielle de l’information à diffuser;
  • Gèrerez la correspondance, préparerez des projets de lettres selon les demandes du directeur et en assurerez le suivi auprès des différentes ressources de votre direction, d’autres directions ou d’organismes externes;
  • Assisterez aux réunions ciblées par votre supérieur, ferez la prise de notes directement sur un portable, rédigerez les comptes-rendus et effectuerez les suivis entre les rencontres avec les intervenants concernés;
  • Pourriez être appelé(e) à rédiger un compte-rendu à partir d’enregistrements ou de notes prises par un gestionnaire ou votre supérieur;
  • Élaborerez des tableaux pour suivis, des graphiques et des présentations ou tout autre document administratif, à la demande de votre supérieur;
  • Organiserez des visioconférences et assurerez l’organisation matérielle lors de diverses rencontres/comités (réservation de salles, disponibilité d’équipement multimédia, présence d’un technicien, le cas échéant, documents, etc.);
  • Assurerez la gestion de l’agenda de votre gestionnaire et planifierez les rendez-vous en tenant compte des priorités associées aux différents dossiers et demandes de rencontres
Exigences
  • Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent

OU

  • Détenir une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents (800) heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé
  • Posséder un minimum de 3 ans d’expérience dans un emploi similaire ou comparable au sein d’une équipe de direction et dans une organisation d’envergure;
  • Avoir de l'expérience dans le réseau de la santé et des services sociaux et connaître les systèmes GRM et Espresso considérés comme des atouts;
  • Maîtriser la langue française (niveau supérieur);
  • Démontrer les habiletés nécessaires pour la rédaction, particulièrement les comptes-rendus;
  • Maîtriser la suite Office (Word et Excel de niveau intermédiaire et Powerpoint de base);
  • Posséder une vitesse de frappe de 45 mots/minute;
  • Maîtrise de l'anglais parlé et écrit (Niveau 2);
  • Preuve de vaccination contre la COVID-19 (Obligatoire)
Compétences recherchées
  • Démontrer de la facilité pour le travail d’équipe et les communications;
  • Démontrer une bonne capacité d’analyse et de synthèse;
  • Avoir des aptitudes marquées en gestion de priorités avec la capacité de mener simultanément plusieurs dossiers;
  • Posséder le sens de l’organisation et faire preuve d’autonomie, d’initiative et de disponibilité;
  • Respect de la confidentialité et éthique professionnelle exemplaires;

Les candidats seront soumis à des tests et à une entrevue de sélection.